Co wrzucać w koszty przy jednoosobowej działalności gospodarczej?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków, spośród których wiele dotyczy spraw chętnie odkładanych na później lub niespecjalnie porywającej pracy „papierkowej”. Warto o nich pamiętać, nie tylko dlatego, że wymagają tego urzędy, ale również czasem… aby oszczędzić. Jednym z takich zadań jest prawidłowe ewidencjonowanie kosztów, których wartość ma wpływ na wysokość należnego urzędowi skarbowemu podatku dochodowego oraz w niektórych przypadkach, także podatku VAT. Warto jednak pamiętać, że wbrew dość powszechnemu mylnemu przekonaniu, nie można „w koszty” wrzucać dowolnych wydatków. Podpowiemy dziś, jak odnaleźć się w gąszczu przepisów podatkowych oraz jakiego rodzaju koszty można i warto ująć w kosztach działalności gospodarczej.

Kilka słów o prawie podatkowym

Decydując się na zakwalifikowanie danego wydatku do kosztów firmowych, warto pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów” (Art. 22 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych). Oznacza to, że jednym z najważniejszych kryteriów, którymi należy się kierować podczas przygotowania dokumentacji kosztowej, jest uwzględnienie wyłącznie takich wydatków, które związane były z prowadzoną działalnością, tj. świadczeniem usług, służących pozyskaniu i utrzymaniu klientów, kształceniu pracowników oraz zapewnienia zaplecza socjalnego.

W niektórych przypadkach możesz mieć wątpliwość czy dany wydatek należy uwzględnić w kategorii kosztów firmowych. Dlatego też sugerujemy, by kwestie rozliczeń z urzędem skarbowym powierzyć sprawdzonemu biuru rachunkowemu, a jeżeli decydujesz się na samodzielne sporządzanie deklaracji podatkowych, pomocna może okazać się choćby konsultacja z doradcą podatkowym, szczególnie w sytuacji ponoszenia nietypowych wydatków. Specjalista z obszaru rachunkowości bez trudu będzie w stanie stwierdzić, czy w konkretnej sytuacji możliwe będzie skorzystanie z możliwości odliczenia wydatku od podatku, bez narażania się na przykre skutki ewentualnej kontroli. Należy bowiem pamiętać, że w razie kontroli i weryfikacji dokumentów firmowych, to właśnie na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia związku pomiędzy powstałym kosztem i działalnością firmy.

Koszty przy jednoosobowej działalności gospodarczej – dokumentacja

Aby dany wydatek mógł zostać ujęty w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej, konieczne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Zwykle do tego celu gromadzone są faktury, umowy i rachunki wystawiane za zrealizowane na ich mocy usługi.

W niektórych przypadkach, na przykład w sytuacji, gdy wystawiona faktura wskazuje na konieczność dokonania płatności w późniejszym terminie niż data przekazania towaru lub usługi, konieczne będzie również dołączenie dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty – wyciągu bankowego lub dowodu wpłaty uzyskanego przy płatności gotówkowej w kasie kontrahenta.

Koszty w działalności gospodarczej – opłaty dotyczące lokalu

Jednym z typowych wydatków, które warto zakwalifikować do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, są te dotyczące zapewnienia miejsca do wykonywania pracy. Mogą być to między innymi opłaty za czynsz oraz media. Bez względu na to czy wynajmujesz lokal, czy jesteś jego właścicielem, jeśli tylko stanowi on miejsce wykonywania Twojej pracy, to uwzględnienie opłat na rzecz np. wynajmującego, spółdzielni, zakładu energetycznego czy też innych dostawców mediów (a także usług telekomunikacyjnych), powinno dać się łatwo powiązać z zakresem działalności firmy.

Podobna sytuacja dotyczyć będzie dokonywania napraw i remontów, zakupu środków czystości oraz higieny osobistej (np. mydła i ręczników papierowych), zlecania usług firmie sprzątającej. Nawet jeśli samodzielnie dbasz o stan lokalu, nic nie stoi na przeszkodzie by zakup, np. płynu do mycia podłóg lub farby do odświeżenia ścian, zakwalifikować do kosztów prowadzenia działalności.

Koszty w działalności gospodarczej – wyposażenie i sprzęt

Zakup komputera, telefonu (także smartfona), odtwarzacza płyt CD, skanera, drukarki czy kserokopiarki to jedne z bardziej popularnych pozycji pośród firmowych wydatków na niezbędne wyposażenie. Równie często spotyka się zakupy obejmujące meble, tablice czy drobny sprzęt biurowy. Choć nie ma ograniczeń czy limitów dotyczących tego rodzaju zakupów i urząd skarbowy raczej nie powinien mieć nic przeciwko, to wątpliwości wzbudzić może na przykład zakup dużej liczby komputerów przy działalności jednoosobowej bez zatrudnionych pracowników lub zestawu mebli biurowych za ogromną kwotę. Jak we wszystkim warto zachować umiar lub mieć bardzo dobre uzasadnienie potrzeby dokonania zakupu.

Koszty w działalności gospodarczej – materiały biurowe i eksploatacyjne, literatura fachowa

Choć wydawać by się mogło, że kilka długopisów, toner do drukarki czy kilka ryz papieru to zakupy na niewielką kwotę, to w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej te nieduże zakupy mogą w skali miesiąca urosnąć do sum zauważalnie wpływających na wartość należnego podatku dochodowego.

Podobnie sytuacja kształtuje się w przypadku zakupu publikacji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, takich jak czasopisma branżowe czy podręczniki, a także subskrypcje w serwisach udostępniających np. przydatne materiały dydaktyczne.

Koszty w działalności gospodarczej – usługi zewnętrzne

Usługi biura rachunkowego, firmy sprzątającej siedzibę szkoły językowej czy też prowadzącej Twoją stronę internetową mogą być zakwalifikowane do kosztów firmowych. Często się o tym zapomina, ale również koszt szkoleń, w których weźmiesz udział w związku z prowadzoną działalnością, a nawet usługi hotelarskie związane z wyjazdem np. na konferencje metodyczne, możesz ująć w rozliczeniu podatkowym.

Katalog możliwych do ujęcia wydatków związanych z funkcjonowaniem firmy w kategorii kosztów jest dużo szerszy niż wspomniane przez nas przykłady. Mamy jednak nadzieję, że przybliżyliśmy Ci nieco tę tematykę. Pamiętaj jednak, że decyzja o zakwalifikowaniu danej pozycji do kosztów firmy każdorazowo należy do Ciebie i w przypadku wątpliwości zwykle doradzamy ostrożność i konsultowanie spraw księgowych ze specjalistami.